Einblicke

Marina Auer, Vorzimmer der Abteilung IV Finanzen und Transfer, ist für die UR-Besch?ftigten erste Anlaufstelle beim Beantragen einer Bildschirmbrille: Sie hat den Prozess zügig und erfolgreich optimiert.

Marina Auer mag Herausforderungen. Die Verwaltungsfachangestellte führt das Vorzimmer der universit?ren Haushaltsabteilung mit Thomas Klatt an der Spitze. Kurz nach ihrem Arbeitsbeginn an der Universit?t Regensburg im letzten Sommer begann Marina Auer damit, einen Prozess zu optimieren, der zu ihrem Aufgabengebiet geh?rt und den jeden Monat im Durchschnitt etwa 12 Besch?ftigte der Universit?t Regensburg (UR) durchlaufen bzw. in Anspruch nehmen: Sie beantragen und erhalten eine vom Arbeitgeber bezuschusste Bildschirmbrille. Lange Zeit ein nicht unkompliziertes Unterfangen - dank erfolgreichen Prozessmanagements aber nun transparent, verst?ndlich und mit Zeitersparnis.

Wie immer, wenn Steuergelder ausgegeben werden, gilt es klare staatliche Vorgaben einzuhalten und verschiedene Stellen zu konsultieren. Der Klassiker sind dann verschiedene Anlaufstellen und allerlei Formulare. Doch an der UR geh?rt das nun in diesem Bereich der Vergangenheit an. Denn seit August 2023 ist der Prozess um vieles schlanker geworden. Zwar sind zwingend einige Stellen beteiligt, beispielsweise die Abteilung Finanzen und Transfer der Universit?tsverwaltung, der betriebs?rztliche Dienst, Augenarzt und externe Optik-Fachgesch?fte. Doch der Ablauf des Prozesses ist nun verbindlich und klar. Er wird gleich zu Beginn Schritt für Schritt in einem Anschreiben an die antragstellenden Personen erl?utert. Alles l?uft digital bzw. per E-Mail, ohne Papier, nichts muss in die Hauspost. Die finale Erstattung des Zuschusses wurde zu guter Letzt nun ebenfalls digitalisiert und erfolgt über LUCOM. ?

Marina Auer hat für die Besch?ftigten der Universit?t Regensburg den in der Universit?tsverwaltung angesiedelten Prozess auf Antrag und Erhalt eines Zuschusses zur Bildschirmbrille optimiert. Foto: Tanja Wagensohn / UR

Entscheidend: Klar und verbindlich kommunizieren

Wer eine Bildschirmbrille ben?tigt, findet auf den Webseiten der Universit?tsverwaltung, beispielsweise im ?Verwaltungs-ABC“, Marina Auer als zentrale Ansprechpartnerin. Sie hat den Prozess um das Antragsgeschehen kurz nach ihrem Arbeitsbeginn an der Universit?t Regensburg im Juli/August 2023 eigenst?ndig analysiert und optimiert. Organisationsentwicklerin Martina Fischer unterstützte beim Mapping mit Excel. Bei einer überschaubaren Zahl an Prozessbeteiligten lassen sich Prozesse so auch im kleinen Kreis optimieren. Eigeninitiative ist gefragt! Einen Einstieg für alle, die sich optimierend in überschaubaren Prozessen einbringen wollen, bietet der Leitfaden zum Prozessmanagement auf den Seiten der Organisationsentwicklung.

In Sachen Bildschirmbrille versendet Marina Auer nun alles ausschlie?lich per E-Mail – und will alles per E-Mail zurückgesandt haben. Ausdrucke sind passé. ?Das funktioniert einwandfrei“, freut sich die Verwaltungsfachangestellte, die früher bereits in der Antragssachbearbeitung t?tig war und für die Prozessoptimierung viel positives Feedback erh?lt. Wer sich an sie wendet, erh?lt per E-Mail ein Anschreiben, das genau auflistet, welche Schritte in welcher Reihenfolge unternommen werden müssen, um die ben?tigte Sehhilfe und den Zuschuss zu dieser zu bekommen. Das Schreiben enth?lt alle relevanten Telefonnummern und macht den Ablauf des Prozesses transparent.

Früher gab es nur ein Formular zum Herunterladen, erz?hlt Marina Auer, an welcher Stelle des Prozesses es aber wo einzusetzen war und was es zus?tzlich zu erledigen galt, ?erschloss sich für antragstellende Besch?ftigte nicht“. Leichter werden die Dinge aber nur, ?wenn man sie so transparent wie m?glich gestaltet“.

Wer im Vorfeld viel erkl?rt, spart sp?ter viel Zeit

Marina Auer hat eine ausführliche Prozessbeschreibung entworfen und sie auch für sich selbst noch einmal hinterlegt und als Handreichung konzipiert. Für sie selbst und für alle anderen sei eine genaue Beschreibung immens wichtig, findet Auer, ?ich schaue immer wieder auch in meine eigenen Notizen“. Ihre Initiative zeigte ihr deutlich: ?Je früher man alle Schritte umfassend erkl?rt, umso weniger Fragen tauchen im Verlauf des Prozesses auf.“ Das spart allen Prozessbeteiligten Zeit. Und vermeidet Frust bei der Antragstellung.

Der gr??te Mehrwert des nun optimierten Prozesses ist das Sammeln von Erfahrungswerten: Im Vorzimmer der Haushaltsabteilung sind auch die Erstattungsantr?ge angesiedelt, die demn?chst ebenfalls optimiert und digitalisiert werden sollen. Der Brillen-Prozess ist in gewisser Weise ein Probelauf, erkl?rt Marina Auer. ?Die Sache mit den Erstattungsantr?gen wird aber ein wesentlich gr??erer Brocken werden,“ lacht sie. Macht aber nix. Marina Auer mag Herausforderungen.

twa.

Informationen/Kontakt

Marina Auer, Vorzimmer Abteilung IV, Haushalt, Verwaltung der Universit?t Regensburg, marina.auer@ur.de
Thema Bildschirmbrille im Verwaltungs-ABC

Informationen zum Prozessmapping und zu Verwaltung 4.0 finden sich hier
Bei Fragen: organisationsentwicklung@ur.de

Deutschlandstipendium digital

Referat II/7 digitalisiert derzeit Mittelabruf und -weiterverteilung im Deutschlandstipendien-Verfahren

Das Deutschlandstipendium unterstützt seit 2011 bundesweit Studierende, deren Werdegang herausragende Leistungen in Studium und Beruf erwarten l?sst. Das Stipendium kommt zur H?lfte vom Bund, zur anderen H?lfte von privaten Stifterinnen und Stiftern, darunter Unternehmen ebenso wie Einzelpersonen. Deren zivilgesellschaftliches Engagement spiegelt sich auch im Leistungsbegriff, der dem Stipendium zugrunde liegt: Gute Noten und Studienleistungen geh?ren ebenso dazu wie die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen oder das erfolgreiche Meistern von Hindernissen im eigenen Lebens- und Bildungsweg.

Milena Groitl (l.) und Dr. Angela Weil-Jung, Referat II/7, sind in der zweiten Welle Prozessmanagement aktiv. Foto: twa/UR

Für dieses Stipendienprogramm und alle seine Teilprozesse zeichnet das Referat II/7 der Universit?tsverwaltung (Nachwuchsf?rderung und Personalentwicklung für das wissenschaftliche Personal) verantwortlich. Weite Teile des Stipendienverfahrens, zum Beispiel Bewerbungs- und Auswahlprozess, sind bereits digitalisiert – Referatsleiterin Dr. Angela Weil-Jung mit Ihrem Team hat sich unter anderem um die digitalisierten Bewerbungsformulare in deutscher und englischer Sprache gekümmert. In der aktuellen zweiten Welle Prozessmanagement ist Prozesscoach und Spezialistin für EDV-Anwendungen im Referat Milena Groitl nun gemeinsam mit Prozesseignerin Weil-Jung dabei, einen weiteren analogen Prozessin Sachen Deutschlandstipendien ebenfalls zu digitalisieren: den Mittelabruf beim Ministerium und die Weiterverteilung an die Stipendiat/-innen. Beides l?uft noch über Papierformulare.

Digitale Formulare

Künftig will das Referat mit (digitalen) Lukom-Formularen arbeiten. Studierende, die für ein Stipendium ausgew?hlt sind, sollen sich über ihren universit?ren Rechenzentrumsaccount identifizieren bzw. ausweisen k?nnen und im Formular ihre Bankverbindung auf einem sicheren digitalen Weg übermitteln. Im Oktober 2022 mappte Prozesscoach Groitl den Ist- und den Soll-Prozess gemeinsam mit Prozesseignerin Weil-Jung und weiteren Prozessbeteiligten. An den jeweils eint?gigen Workshops nahmen neben den Mitarbeiterinnen des Referates Vertreter*innen der Verwaltungs-EDV und des Haushaltes teil, au?erdem eine Trainerin, die die Moderation der Mappings unterstützte und bei dessen Dokumentation half.

Das Referat wird mit der Digitalisierung dieses Teilprozesses das Deutschlandstipendien-Verfahren weitgehend in digitaler Form abwickeln. Aktuell werden im Mapping aufgeworfene Fragen abteilungsübergreifend gekl?rt – etwa, wie an verschiedenen Stellen mit notwendigen Unterschriften umgegangen werden darf, wo es besondere datenschutzrechtliche Momente zu berücksichtigen gilt, oder wie man bestimmte Nachweise, die bislang handschriftlich einzureichen sind, digital ersetzen kann.

Auf den Normalfall konzentrieren

Entscheidend für ein erfolgreiches Mapping ist aus Sicht von Prozesseignerin Weil-Jung, sich darauf zu konzentrieren, ?was man ?ndern bzw. beeinflussen kann – alles andere gilt es, konsequent auszublenden“. Groitl erg?nzt, dass man sich nicht in Ausnahmen verlieren dürfe, sondern sich auf den ?Normalfall oder h?ufigsten Fall“ konzentrieren müsse: ?So gewinnen wir am meisten.“ Der positive Nebeneffekt: Auch das Mapping geht dann schneller. Die Verwaltungs-EDV hilft derzeit, die ben?tigten digitalen Formulare zu realisieren. Einig sind sich Prozesseignerin und Prozesscoach, dass es für die Digitalisierung der Prozesse m?glichst fixe EDV-Ansprechpartner*innen im Referat geben sollte, die den jeweiligen Prozess dann auch pers?nlich begleiten. Antr?ge müssen den elektronischen Akten beigefügt werden, dafür brauche es spezifische Kenntnisse in Programmiersprachen und Zugriffsrechte. Von Vorteil ist es zudem, wenn die EDV-Profis mit dem Prozess ein wenig vertraut sind bzw. sich damit vertraut machen.

Wenn die mit den Stipendienzahlungen verbundenen Vorg?nge demn?chst digitalisiert sind, dann sind alle externen Prozesse rund um die Deutschlandstipendien an der UR digital. Dr. Weil-Jung und ihre Mitarbeiterinnen freuen sich sehr darüber, denn aktuell erhalten sie pro Durchgang an die 500 Bewerbungen für die Stipendien im Jahr. Die Digitalisierung des Verfahrens entlastet sie von vielerlei Papierkram – und bringt die Mitarbeitenden wieder ihrer wichtigsten Aufgabe n?her – der Betreuung von Stipendiat*innen und der Akquise von f?rdernden Personen und Unternehmen. Wer für‘s Deutschlandstipendium spenden m?chte, kann dies übrigens ebenfalls schon digital tun – über ePayBayern. Dass die Teilnahme an diesem elektronischen Verfahren für Deutschlandstipendiumsspender*innen m?glich ist, darüber freut man sich im Referat sehr. Denn wer ohne gro?en Aufwand spenden kann, ist eher dazu bereit.
twa.

Mehr Infos zum Deutschlandstipendium

Prüfungsrechtlicher Nachteilsausgleich

Referat I/2 optimiert den Prozess – Erfolgreichen Mappings folgen nun Prozesskarten und Kommunikationskonzept

Das Referat I/2 der Universit?tsverwaltung kümmert sich unter Leitung von Daniel Sch?ffner um studienbezogene Rechtsangelegenheiten. Sch?ffner und Ariane D?rr, Mitarbeiterin im Referat, sind Prozesseigner und Prozesseignerin des Prozesses ?Nachteilsausgleich“, der unl?ngst in der zweiten Runde Prozessmanagement unter die Lupe genommen wurde. Worum es sich bei diesem Prozess handelt, erkl?rt Ariane D?rr, die auch der Prozesscoach ist: ?Es geht um die Bearbeitung von Antr?gen auf Nachteilsausgleich von Studierenden mit Behinderung oder chronischer Erkrankung.“ Immer wieder haben die beiden Jurist/-innen beobachtet, dass es in wesentlichen Grundzügen dieses in den Prüfungsordnungen skizzierten Prozesses in der Praxis zu Missverst?ndnissen kommt. Manchmal kennen selbst Prüfer/-innen den Ablauf nicht und bewilligen am für die Entscheidung zust?ndigen Prüfungsausschuss vorbei einzelne Ma?nahmen, die gar nicht angezeigt w?ren erkl?rt D?rr. Au?erdem dauere der bisherige Prozess h?ufig sehr lange, je nach Anzahl der zu Beteiligenden. Das Ziel war daher, den bereits bestehenden Prozess umfassend zu optimieren.

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Daniel Sch?ffner und Ariane D?rr, Referat I/2, sind in der zweiten Welle Prozessmanagement aktiv. Foto: twa/UR

Wichtig ist Akzeptanz

?Es war uns wichtig, dass wir alle an diesem Prozess Beteiligten einbinden“, sagt Sch?ffner, ?auch aus den Reihen derer, die am Verfahren nur optional beteiligt sind“. Denn zentral für das Aufrollen und ?Neu-Eintüten“ eines Prozesses ist Akzeptanz für die Neuerungen, und wie sich in vielen Mappings verschiedener Prozesse bereits zeigte, sind Prozessbeteiligte dann besonders zufrieden, wenn sie auch die M?glichkeit haben, sich direkt und live einzubringen. So nahmen an Ist- und Soll-Mappings zum Thema ?Nachteilsausgleich“ jeweils an die 15 Personen teil:

Neben den Daniel Sch?ffner und Ariane D?rr auch Prozessbeteiligte aus dem International Office, der Zentralen Studienberatung, dem Zentralen Prüfungssekretariat, der Studiengangskoordinationen, der Beratung für Studierende mit chronischer Erkrankung / Behinderung, der Senatsbeauftragte für Studierende mit chronischer Erkrankung / Behinderung, sowie drei Professor/-innen, in ihrer Funktion als Prüfungsausschussvorsitzende. Dafür sprachen die Prozesseigner in den Fakult?ten Wissenschaftler-/innen an, die mit der Thematik inhaltlich immer wieder zu tun hatten und mit dem Referat im Kontext Nachteilsausgleich schon h?ufiger zusammenarbeiteten.

Wichtig war dabei zudem, ?dass wir Vertreter von Studieng?ngen mit belastbaren Teilnehmerzahlen, etwa den Wirtschaftswissenschaften, involvierten“, erkl?rt Sch?ffner. Beim Sollprozess-Mapping unterstützte noch eine Mitarbeitende aus dem Referat Verwaltungs-EDV.

Die Vorbereitung des Workshops war aufgrund der vielen Teilnehmer*innen intensiv, berichtet D?rr, ?das begann schon mit der Terminfindung, die sich bei uns als kompliziert herausgestellt hat“. Zwei ganze Tage schlagen allein für den Workshop überall zu Buche. Letztlich aber lie?en sich sowohl Ist- als auch Soll-Mapping plangem?? an jeweils einem Tag zu Ende bringen. Hilfreich dabei – ?ein Tag Pause zwischen den beiden Mapping-Tagen“, empfiehlt D?rr, ?damit die Eindrücke und Erkenntnisse sacken k?nnen“. Das Mapping war letztlich ein gro?es Ringen, das nicht zuletzt durch die Unterstützung der Prozessmanagement-Trainerin, die als Moderatorin und ?Maklerin“ agierte, zu einem für alle Beteiligten guten Ergebnis kam.

Prozesskarte und Prozesskommunikation

Ende April triff Prozesscoach Ariane D?rr die Mitarbeiterinnen der Organisationsentwicklung, Martina Fischer und Claudia H?gen, um die Prozesskarte für das Prozessportal fertigzustellen. Dort k?nnen sich dann alle Mitglieder der Universit?t Regensburg über die einzelnen Prozessschritte informieren. Damit ist die Arbeit aber nicht getan; Sch?ffner und D?rr gehen davon aus, dass der optimierte Prozess sie noch bis Mitte 2024 mit Meetings und Zusatzaufgaben begleiten wird, bis alle Ma?nahmen zur Umsetzung des neuen Prozessablaufs erledigt sind. Unter anderem gilt es nun aufzusetzen, wie der Ablauf für Prüfende und Studierende optimal kommuniziert werden kann, um ein einheitliches Verfahren zu garantieren.

Für Referat I/2 gilt au?erdem, was für viele an verschiedenen bzw. mehreren Prozessen parallel Beteiligte gilt: Sie begleiten flankierend auch andere Prozesse. Wenn es um studienbezogene Rechtsangelegenheiten geht, dann sind beispielsweise auch die Anerkennung von im Ausland erbrachten Studien- und Prüfungsleistungen oder das ?Transcript of records“ ein Thema –? Prozesse des International Office der ersten Runde Prozessmanagement, bei denen Daniel Sch?ffner beteiligt war. Dann müssen Dinge auch einfach einmal mit ?juristischen Augen“ noch einmal gegengelesen werden. . Oder Interviews in Sachen Projektkommunikation… All das kommt zum Tagesgesch?ft hinzu. Dennoch: Von der Prozessoptimierung profitieren alle – betroffene Studierende ebenso wie Prüfende. Dessen sind D?rr und Sch?ffner sicher.

twa.

Zu Referat I/2

Nachtrag 12. Oktober 2023: Frau D?rr hat die Universit?t Regensburg verlassen; aktuell ist Herr Sch?ffner Ansprechpartner in Sachen Prozesskarte/Prozessportal.

Klare Verfahren und mehr Service

Derzeit werden die Prozesse der zweiten Runde Prozessmanagement gemappt – Aus dem Treffen der Prozesscoaches

Zum vierten Mal trafen sich am 18. Januar die Prozesscoaches der zweiten Runde Prozessmanagment zu einem Austausch mit Organisationsentwicklerin Martina Fischer im Hinblick auf Zeitplan und Status quo der derzeit in Bearbeitung befindlichen Prozesse. Deren Analyse und Optimierung beginnt erneut mit einem Mapping des Ist-Zustandes, das die meisten Prozesseigner/-innen und Prozesscoaches nun im Februar angehen. Bis Mitte des Jahres 2023 sollen auch die Soll-Prozesse gemappt und festgehalten sein. Alle Coaches erhielten zur Vorbereitung auf die Mapping-Workshops im Herbst/Winter 2022 Trainings: Prozessmanagement ist komplex, kostet Zeit – und will gelernt sein.

Grafik: Martina Stelzl

Deutschlandstipendien und Nachteilsausgleich

Prozesscoach Milena Groitl berichtete bereits vom ersten Prozessmapping im Oktober 2022: Das Referat arbeitet daran, das Deutschlandstipendien-Verfahren, das in der Universit?tsverwaltung im Referat II/7, Nachwuchsf?rderung und Personalentwicklung für das wissenschaftliche Personal, angesiedelt ist, vollst?ndig zu digitalisieren. Um dies zu realisieren, müssen nun im Anschluss an das Mapping abteilungsübergreifend verschiedene Fragen abgekl?rt werden – etwa, wie an verschiedenen Stellen mit notwendigen Unterschriften umgegangen werden darf, wo es besondere datenschutzrechtliche Momente zu berücksichtigen gilt, wie man bestimmte Nachweise, die bislang handschriftlich einzureichen sind, digital ersetzen kann.

Ariane D?rr, Mitarbeiterin des Referates I/2, Studienbezogene Rechtsangelegenheiten, berichtet von dem von ihr betreuten Prozess: Bearbeitung von Antr?gen auf Nachteilsausgleich von Studierenden mit Behinderung oder chronischer Erkrankung. Worum handelt es sich dabei? ?Wie immer wieder zu beobachten ist, gibt es bei dem in wesentlichen Grundzügen in den Prüfungsordnungen skizzierten Prozess in der Praxis h?ufig Missverst?ndnisse“, erkl?rt D?rr. Au?erdem dauere der bisherige Prozess oft sehr lange, je nach Anzahl der zu Beteiligenden. Ziel sei daher, den bereits bestehenden Prozess soweit m?glich zu optimieren; überlegt wird auch, ob und wie der Ablauf für Prüfende und Studierende optimal kommuniziert werden kann, um ein einheitliches Verfahren zu garantieren.

Audimax-Vermietung und St?rmeldungen

Auch im Hinblick auf den Prozess ?Vermietung des Audimax“, den Robert Erndt und Tobias Urban betreuen, ist die digitale Unterschrift ein Thema; zudem soll das Mapping, das Ende Januar stattfindet, Aufschluss darüber geben, ob der Prozess insgesamt verschlankt werden kann. Ein weiterer Prozessmapping-Workshop unter Regie von Prozesscoach Lorenz Güntner findet ebenfalls in Kürze statt: Dann geht es um St?rmeldungen, die bei der Technischen Zentrale eingehen. Wer kaputte Türen oder tropfende Wasserh?hne melden will, ruft aktuell die 3333 an oder sendet eine Nachricht per E-Mail. Die TZ will den Service aber verbessern und ein digitales Verfahren schaffen, mit dem die Meldenden auch Feedback bekommen, was den zeitlichen Rahmen der Reparatur angeht; intern soll schneller abgekl?rt werden k?nnen, ob man die St?rung selbst beheben kann oder ob es Hilfe einer Firma etc. braucht. Der Prozessmapping-Workshop wird hier einer der gr??ten sein, die aktuell laufen: An die 20 Mitarbeitende unterschiedlichster Bereiche sind einzubeziehen.

Kostenstellen, Abschleppvorg?nge, interne Kommunikation

Drei weitere Workshops zur Feststellung des Ist-Zustandes sind ebenfalls für Februar vorbereitet: Bianca Amann betreut den Prozess ?Beantragung einer Kostenstelle“; Katharina Pakosch h?lt die F?den im Prozess der Einstellung nicht-wissenschaftlicher Mitarbeiter:innen in der Hand und Verena Kumpfmüller betreut ein eher heikles Thema: Abschleppvorg?nge auf dem Universit?tsgel?nde.

Carolin Gabler, stellvertretende Leiterin der Studentenkanzlei (Referat I/3) berichtet, dass sie und ihre Kolleg/-innen mittelfristig das Ziel der E-Akte für Studierende realisieren werden. Zu diesem Zweck müssen vorab Prozesse durchleuchtet werden, die im Hintergrund laufen, von denen die Studierenden aber noch gar nichts mitbekommen – es geht um interne technische Kommunikationsprozesse.

twa.

Transcript of Records? Digital IO!

Mit dem Digital IO kommuniziert Christine Betzner den Optimierungsprozess zur Erstellung von englischsprachigen Transcripts für UR-Absolvent:innen

?Es zeichnet sich ab, dass wir uns als Arbeitsgruppe einmal im Semester treffen und evaluieren, wo wir stehen oder wo eventuell Probleme aufgetaucht sind, die wir noch nicht im Blick haben“, sagt Christine Betzner, Mitarbeiterin des International Office der Universit?t Regensburg. Sie ist Prozesscoach im Rahmen des Projektes Verwaltung 4.0 und kümmert sich seit April 2021 um einen der Pilotprozesse: ?Optimierung der Erstellung von englischsprachigen Transcripts für Absolvent:innen der Universit?t Regensburg“ ist dessen offizieller Titel. Der Kreis der Prozessbeteiligten ist abteilungs- und referatsübergreifend, berichtet Christine Betzner, beispielsweise geh?ren Vertreter:innen von International Office und Prüfungsamt dazu, mittlerweile auch Kollegen aus dem Qualit?tsmanagement und den studienbezogenen Rechtsangelegenheiten.

Vorausschauend handeln

?Wir versuchen vorausschauend zu agieren, was neue Studieng?nge angeht, damit wir die Dinge vorab auf den Weg bringen und nicht nachbessern müssen“, sagt Christine Betzner. Denn die Prozesse sind wie das Leben an sich – st?ndig in Ver?nderung begriffen, ob das gef?llt oder nicht. An einer Universit?t geh?ren dazu beispielsweise die Ver?nderungen in Sachen (neue) Studieng?nge. Vorausschauendes Handeln soll den Prozess weiter optimieren. Daher unterstützt Betzner die Prozessbeteiligten nun mit einem ?Digital IO“, erreichbar über die universit?re Plattform GRIPS. So schafft sie ein Kommunikationsprojekt, das letztlich für alle, die mit der Erstellung von englischsprachigen Transcripts für UR-Absolvent:innen zu tun haben, interessant ist.
Mit NDS-Kennung auf GRIPS eingeloggt, eingeschrieben, und schon kann es losgehen. Ein Einführungsvideo erkl?rt, worum es in dem Prozess zur Erstellung der Transcripts geht, wer am Prozess beteiligt ist und welches Ziel am Ende steht: Die automatische Ausgabe des Transcript of Records bzw. dessen Generierung durch eine Datenbank.

Bislang muss das Transcript oft mühsam h?ndisch erstellt werden. Braucht es ein solches Transcripts of Records wirklich? Die Antwort ist ein eindeutiges Ja. Alle mit Transcripts Befassten bekommen daher zun?chst einen ?berblick über die rechtlichen Grundlagen: Die Universit?t ist entsprechend Bayerischem Hochschulgesetz und ihrer Internationalisierungsrichtlinie dazu verpflichtet, Absolvent:innen mit der Ausgabe der deutschen Zeugnisdokumente auch eine englische ?bersetzung auszuh?ndigen. Im Anschluss an die rechtlichen Hinweise gibt es mehrere Lerneinheiten im Digital IO, etwa Unterstützung in Sachen ad?quater ?bersetzungen oder ein Tutorial zu englischen Kurstiteln.

Christine Betzner, International Office der UR. Foto: twa/UR

Wichtig für englischsprachige Kurse

Auch den Hintergrund, warum man sich der Eingabe von englischen Kurstiteln aufmerksam widmen sollte, ist erl?utert: Internationale Austauschstudierende kommen nur für ein oder zwei Semester zu einem Studienaufenthalt nach Regensburg. Der Gro?teil spricht nur wenig oder kein Deutsch und ist daher auf das englischsprachige Kursangebot angewiesen. Damit die Studierenden wissen, welche Kurse für sie an der UR in Frage kommen, brauchen sie einige wichtige Kerndaten zu den Kursen im elektronischen Vorlesungsverzeichnis, da sie erst mit der Ankunft in Regensburg Zugang zu GRIPS haben. Christine Betzner hat daher für die Prozessbeteiligten auch ein Hinweisblatt hinterlegt, welche Informationen bei einem englischsprachigen Kurs unbedingt auf Englisch in EXA eingegeben werden müssen. ?Die Sache mit EXA“, sagt sie fr?hlich, ?die müssen wir auch noch optimieren“.

Insgesamt, dessen ist Christine Betzner sicher, ist das Optimieren von Prozessen eine ihren Arbeitsalltag permanent begleitende Aufgabe. In den Glossaren zeigt sich die Vielfalt der Themen, die mit dem Transcript of Records einhergehen: Student Life Cycle etwa oder ?Besch?ftigungsverh?ltnisse“.?

Wer sich für das Digital IO interessiert oder Inspirationen holen will, wie sich der eigene (Pilot-)Prozess an die Prozessbeteiligten vermitteln l?sst, kann sich hier einloggen. Das Passwort erhalten Interessierte jederzeit von IO-Mitarbeiterin Christine Betzner. E-Mail-Adresse: christine.betzner@ur.de

Zum Prozessportal

Im Prozessportal k?nnen alle Prozesscoaches ihre Prozesskarten ausfüllen. Bald k?nnen alle Interessierten sie dann dort auch einsehen. Bei Fragen zu den Prozesskarten hilft OE-Mitarbeiterin Claudia H?gen, E-Mail-Adresse: claudia.hoegen@ur.de

twa.

Nun entstehen Prozesskarten

Im Teilprojekt Prozessmanagement geht es in eine weitere Runde
Die Pilotprozesse sind gemappt. Und was kommt jetzt? Prozessbeteiligte und Prozesscoaches haben im vergangenen Jahr den Ist-Zustand verschiedenster Prozesse analysiert, Verbesserungen durchdiskutiert und einen Soll-Zustand skizziert. ?Nun? setzen die Prozesscoaches mit ihren Teams ihre auf diesem Weg analysierten Prozesse von der Theorie in die Praxis um, damit die Prozesse künftig in optimierter Weise laufen“, freut sich Martina Fischer, Referentin für Organisationsentwicklung.

Was sind Prozesskarten?

Damit alle Prozessbeteiligten und auch die Prozessanwender:innen Einblick in die Ergebnisse nehmen und sie auch nutzen k?nnen, gibt es sogenannte Prozesskarten. Alle, die an einem Prozess in welcher Form auch immer teilhaben, ben?tigen die damit verbundenen Informationen auf einen Blick. Und das immer wieder. Die sogenannten Prozesskarten helfen und geben diesen ?berblick. Jeden Prozess dokumentiert eine spezifische Karte. 2022 werden die ersten Prozesskarten der Pilotprozesse ver?ffentlicht. Die Prozesskarten zeigen die wichtigsten Prozessschritte auf, geben Hinweise zu Prozessverantwortlichen und 百利宫_百利宫娱乐平台￥官网, verlinken zu den ben?tigten Dokumenten. Darüber hinaus bekommen alle Beteiligten mit den Prozesskarten hilfreiche Links zum Prozess, etwa Handreichungen, Trainings oder Schulungsvideos“, so Martina Fischer.

Digital und aktuell

Claudia H?gen, Mitarbeiterin der Organisationsentwicklung, hat die (digitalen) Prozesskarten für das Prozessmanagement in der UR-Verwaltung entwickelt. Sie hilft auch dabei, die Prozesskarten in einem universit?tsinternen Prozessportal zu erstellen und sie zu ver?ffentlichen. Beraten wird sie dabei von Miriam Stumpner, Mitglied des Projektteams Prozessmanagement: ?Die Karte aktuell zu halten, so dass jeder Anwender immer die gültigen Informationen zum Prozess hat – das wird die gro?e Herausforderung“, erl?utert Stumpner, die im Bereich des Prozessmanagements über breite Erfahrung verfügt und zum Qualit?tsmanagement-Team der Universit?t Regensburg geh?rt: ?Man muss immer im Hinterkopf behalten, dass man die Prozesskarte st?ndig anpassen muss.“ Claudia H?gen fügt hinzu: ?Das gilt auch für die in der Prozesskarte zwangsl?ufig immer mithinterlegten Rahmenbedingungen der Prozesse.“

Erstellung von Tutorials

Die jeweiligen Prozessverantwortlichen sind verantwortlich für Erstellung und Aktualisierung des Inhaltes der Prozesskarte. Claudia H?gen kümmert sich mit der Zuhilfenahme digitaler Tools darum, dass die verantwortlichen Prozesseigner:innen in diesem wichtigen Schritt auf dem Weg zur Verwaltung 4.0 nicht alleine bleiben. Sie hilft dabei, die Inhalte der Prozesskarte darzustellen, ist Ansprechpartnerin für technischen Fragen und unterstützt bei der Erarbeitung von Tutorials für den Roll-out der Prozesse. Hinterlegt werden die Prozesskarten in einem Prozessportal, dessen Link demn?chst auf den Webseiten der Organisationsentwicklung und der jeweiligen Abteilungen zu finden sein werden, die für den Prozess verantwortlich sind.

17. Dezember 2021

Pilotprozess in der Personalabteilung

Prozessmanagement im Bereich Fortbildungs- und Weiterbildungsmanagement

Von Kreativit?tstechniken bis Konfliktmanagement: Der Bereich Personalentwicklung für wissenschaftsstützendes Personal des Kanzlerbüros konzipiert und organisiert eine Vielzahl von Trainings und Seminaren für Besch?ftigte der Unterstützungsstrukturen an der Universit?t Regensburg. Die Optimierung des Managements dieser Weiterbildungs- und Fortbildungsveranstaltungen ist Referentin Manuela Zachmayer und ihrer Mitarbeiterin Mareike Artmann ein stetes Anliegen. So analysierten sie diesen Bereich ihrer T?tigkeit auch im Rahmen des Teilprojektes ?Prozessmanagement“ auf dem Weg zur Verwaltung 4.0.

Optimierungsimpulse für die Fortbildungen 2022: Prozesscoach Manuela Zachmayer, Referentin für Personalentwicklung, ist mit den Verlauf der Mapping-Workshops zufrieden. Foto: Wagensohn/UR

Austausch in Arbeitsgruppe

?28 Punkte waren zum Ende des Mappings abzuarbeiten,“ berichtet Manuela Zachmayer, ?mit fünf sind wir schon fertig“. Als besonders bereichernd empfand sie als Prozesscoach des Pilotprozesses ?Management von Weiterbildungs- und Fortbildungsveranstaltungen“ den Austausch innerhalb der Arbeitsgruppe, die sich im Rahmen der Mapping-Workshops traf: Zu dieser geh?rten Sonja Lemberger und Sylvia Kirchner-Luft, beide Besch?ftigte des Rechenzentrums und dort unter anderem für die IT-Schulung im Einsatz, sowie Senta Betz vom Institut für Sportwissenschaft. Weitere Mitglieder der Arbeitsgruppe waren Christina Decker, Referentin der Universit?tsfrauenbeauftragten und Referentin für Chancengleichheit, Dr. Sabine Fütterer-Aliki, Koordinatorin der BayWISS-Verbundkollegs Gesundheit und ?konomie, und Dr. Angela Weill-Jung, Leiterin des Referates II/7, Nachwuchsf?rderung und Personalentwicklung für das wissenschaftliche Personal. Warum gerade diese Teilnehmerinnen? ?Es ging uns darum, Kolleginnen an Bord zu haben, die ebenfalls Veranstaltungen an der UR anbieten und ?hnliche Prozesse durchlaufen, vielleicht sogar dieselben Tools für ihr Veranstaltungsmanagement nutzen“, erl?utert Manuela Zachmayer. In dieser Zusammensetzung auf den Prozess in seiner Gesamtheit zu schauen, empfand auch Mareike Artmann insgesamt als sehr hilfreich. ?Wir konnten so Bereiche erkennen, in denen wir auch ohne den Wechsel der Anwendung Handlungsm?glichkeiten haben: Beim Vorbereiten automatisierter E-Mails beispielsweise.“

Tools und Technik

So diskutierten die an den Workshops Beteiligten die Optimierung der Prozesse und tauschten sich auch intensiv über Tools, etwa GRIPS aus, die bei den unterschiedlichen Arbeitsaufgaben zum Einsatz kommen. Zwangsl?ufig gebe es viele Wünsche, berichtet Manuela Zachmayer, besonders hinsichtlich des digitalen Instrumentariums. Ein ganz praktisches Beispiel sei das Ausstellen und Verteilen von Teilnahmezertifikaten auf digitalem Weg – aktuell ein ?Zeitfresser“: Dank des Prozessmappings fand sich nun eine zeitsparende L?sung.Aktuell eruieren Zachmayer und Artmann mit den Kolleg:innen im Rechenzentrum, was es an digitalen M?glichkeiten in bestehenden Tools gibt, die sich nicht ?auf den ersten Blick“ auftun. Bei anderen digitalen Wünschen musste für den Moment aber auch offenbleiben, ob eine technische Umsetzung in naher Zukunft praktikabel ist. Mareike Artmann wünscht sich dass die angemeldeten Teilnehmer:innen einen 百利宫_百利宫娱乐平台￥官网eintrag automatisch nach der Anmeldung erhalten. Offen bleibt auch der Wunsch der Personalentwicklung, eine automatische Benachrichtigung zu bekommen, wenn ein Kurs voll ist oder sich jemand abmeldet. ?Hier gibt es technisch aktuell keine L?sung. Es wird weiterhin so bleiben, dass wir in GRIPS nachsehen müssen.“ ?ber den ganz praktischen Mehrwert der Mapping-Workshops freut sich die Referentin für Personalentwicklung bereits jetzt: ?Wir haben uns in den Workshops als Team verstanden und festgestellt: Wir k?nnen voneinander lernen.“

Pilotprozess Kunstkammer

Mappings des Ausleihprozesses abgeschlossen – Umsetzung steht noch aus

Die Universit?t Regensburg (UR) besitzt etwa 1100 Kunstwerke, die seit den 1970er Jahren angekauft wurden, h?ufig von regionalen Künstler:innen. Unter diesen finden sich bekannte Namen wie Otto Baumann oder Kurt von Unruh. Die Werke – darunter Gem?lde, Skulpturen oder auch Fotografien von der Kunst am Bau - schmücken Büros, Flure und Sitzungss?le der UR. Den ?berblick über den Bestand der universit?ren Kunstkammer und den campusweiten Verleih der Werke beh?lt Dr. Andreas Becker, Leiter des Universit?tsarchivs. Ein anspruchsvolles Unterfangen, welches ein m?glichst zügiger und reibungsfreier Ausleihprozess maximal unterstützen kann – und damit geradezu pr?destiniert als Pilotprozess im Teilprojekt ?Prozessmanagement“.

Der Ausleihprozess aus der Kunstkammer ist für Organisationsentwicklerin Martina Fischer ?eine erste Erfolgsgeschichte“ auf dem Weg zur Verwaltung 4.0. ?Die Workshops sind abgeschlossen und super gelaufen“, sagt Prozesscoach Dr. Andreas Becker. Er moderierte mit Unterstützung der externen Trainerin Sandra Reitbauer Ende September die Workshops, die Ist- und Soll-Prozesse mappten. Da die Ausleihe aus der Kunstkammer ein abteilungsübergreifender Prozess zwischen den Abteilungen II, IV und V ist, nahmen neben dem Prozesscoach selbst auch seine Kolleg:innen aus dem Universit?tsarchiv, Michael Meier und Dana Weber, teil, au?erdem Julia Weitzer, die sich an der UR um die Bestandsverwaltung kümmert, sowie Ludwig Ziegler von der Technischen Zentrale – er leitet dort die Fachgruppe Logistik.

??????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? Foto: Julia Dragan

Wie leiht man nun ein Kunstwerk aus der Kunstkammer aus? So das Werk denn (noch) auszuleihen ist, gilt folgendes Prozedere, das ein sogenannter Laufzettel festh?lt: Der/die entleihende Besch?ftigte zeigt bei der Kunstkammer seine universit?re Funktion und Dienstadresse an, gegebenenfalls mit Kenntnisnahme des/der jeweiligen Vorgesetzten über den Ausleihprozess. Im zweiten Schritt halten die Mitarbeiter:innen der Kunstkammer den Namen des Werks, seine Inventarnummer, den Ausleihwert sowie den künftigen Standort fest, darüber hinaus, ob Sch?den am Objekt vorliegen, ob eventuell eine Registrierung notwendig ist und wann der Transport erfolgen soll. Ist der Transport dann erfolgt, best?tigt der/die Entleihende die ordnungsgem??e Auslieferung. Im Referat Haushaltssteuerung werden die Daten zum Kunstwerk dann aktualisiert, die Entleihenden erhalten diese Information zur Kenntnis. Anschlie?end wird eine Wiedervorlage für Inventur bzw. Prüfung eingerichtet. Der so mit allen Infos gespickte ?Laufzettel“ geht dann zum Verbleib zurück an die Kunstkammer.

百利宫_百利宫娱乐平台￥官网er gesamte Ausleihprozess soll künftig mit und in einem digitalen Formular über die Bühne gehen, das alle Prozessbeteiligten einsehen, bearbeiten und letztlich nur ?weiterklicken“ müssen. Ausgangspunkt: der pers?nliche RZ-Account. Eine schlanke, rein elektronische Angelegenheit mit Entlastung von bürokratischen Prozessen. Dr. Andreas Becker ist zufrieden mit ?seinem“ Prozess. Es lie?e sich am 1. Januar 2022 theoretisch mit einem optimierten digitalen Ausleihprozess starten. In der Praxis wird es aber wohl einige Monate l?nger dauern