Prozessportal

Foto: Julia Dragan / Universit?t Regensburg

WARUM ein Prozessportal?

Das Prozessportal stellt einen zentralen Ablageort dar, auf dem alle nach der sogenannten LEAN Methode (Wertstromanalyse) gemappten Prozesse im Rahmen des Prozessmanagement-Projektes abgelegt werden.

Warum müssen Prozesse überhaupt gemappt werden? Prozessmapping ist eine der m?chtigsten und effektivsten Lean-Methoden zur Optimierung von Prozessen. Ziel von Prozessmanagement ist es, alle Prozesse m?glichst ohne Schwachstellen ablaufen zu lassen. Systematisch wird der IST-Prozess Schritt für Schritt auf der T?tigkeitsebene beschrieben, visualisiert, analysiert und dargestellt. Im Anschluss wird mit der sogenannten Turtle-Methode (Wer macht was, bis wann, wie und wer muss informiert werden?) neu gestaltet. Danach gilt ein Prozess als "gemappt".

Alle, die Prozesse bearbeiten, k?nnen auf diese Prozesse über das Prozessportal zugreifen. Hier ver?ffentlichte Prozesse sind für alle Universit?tsmitglieder einsehbar.

Wir tragen damit nicht nur dazu dabei, dass klar definiert und transparent ist, wer was wann macht, sondern auch, dass Prozesse allen digital zug?nglich sind.

Das Prozessportal unterstützt auch die Vision der Universti?tsverwaltung:

Verwaltung@UR - United.

Responsible for the future.

Menschlich. Digital. Transparent.

Hier geht's zum Login des Prozessportals.

Hier finden Sie Trainingsunterlagen zum Download -->

Hier finden Sie weitere Informationen und Antworten auf die h?ufigsten Fragen:

Prozessmanagement-Rollen

Wer macht was?

Die verschiedenen Rollen im Prozessmanagement

Prozesseigner/-innen

Sie werden auch Prozesseigentümer/-innen oder Prozessverantwortliche genannt und sind die für einen Prozess (oder auch Teilprozess) verantwortlichen Personen. Sie ben?tigen das Wissen um Rahmenbedingungen, Vorgaben und Richtlinien für den Prozess. Sie

erteilen die Prozessfreigabe (auch im Tool),
sorgen für ergebnisorientierte, strategische Steuerung ihres Prozesses,
konsolidieren dessen Abl?ufe,
w?hlen die Prozessindikatoren und Kennzahlen aus und
sto?en – wenn n?tig – die Digitalisierung des Prozesses an.

Damit die Prozesseigner/-innen ihre Aufgaben mit dem Ziel der Prozessoptimierung erfüllen k?nnen, ben?tigen sie die entsprechenden materiellen Ressourcen (Arbeit, Zeit, Geld) und die M?glichkeit, Entscheidungen zu treffen. Im Verwaltungskontext sind sie daher in der Regel Abteilungsleitende oder Referatsleitende.
Ein Prozess funktioniert nicht oder soll verbessert werden? Dann sind die Prozesseigner/-innen die richtigen 百利宫_百利宫娱乐平台￥官网.

Prozesscoaches

Prozesscoaches agieren für die Prozesseigner/-innen. Sie organisieren die laufende Verbesserung des Prozesses gemeinsam mit den Prozessbeteiligten. Zu ihren Aufgaben geh?rt es, den Prozess gut zu kennen, ihn st?ndig zu beobachten und ihn zu kommunizieren. Prozesscoaches sind verantwortlich für die operative Ausführung des Prozesses sowie für die Definition seiner Anforderungen, der Prozessgestaltung und -Dokumentation sowie der Prozess-Integration. Die Prozesscoaches k?nnen bei der Modellierung der Prozesse die Unterstützung externer Beratung in Anspruch nehmen.

Wie die Prozesseigner/-innen ben?tigen auch die Prozesscoaches das Wissen um Rahmenbedingungen, Vorgaben und Richtlinien für den Prozess. Sie

vernetzen und koordinieren die Prozessbeteiligten,
organisieren ein Team zur Prozessoptimierung,
kümmern sich um Workshops und Trainings zum Prozess,
beobachten und dokumentieren den Prozess fortlaufend (Unterscheiden sich Soll- und Ist-Prozess? Ver?ndern sich die Rahmenbedingungen des Prozesses? Erreicht der Prozess die vereinbarten Ergebnisse – gemessen in vereinbarten Kriterien/Kennzahlen?),
kommunizieren den Prozess – nicht zuletzt auch unkoordinierte Abweichungen oder Probleme - an die dafür geeigneten Stellen,
sto?en die Weiterentwicklung des Prozesses an,
bringen eigenverantwortlich Verbesserungsvorschl?ge und eigene Beobachtungen in Zusammenarbeit mit den Prozessverantwortlichen ein und
berücksichtigen bei den Prozessmappings den Faktor Digitalisierung in Zusammenarbeit mit der Verwaltungs-IT.

Prozessbeteiligte

Sie geh?ren zu den Prozessteams in jedem Einzelprozess und sind alle die Personen, die den Prozess gemeinsam erarbeiten oder erarbeitet haben. Prozessbeteiligte repr?sentieren ihren jeweiligen Abschnitt bzw. Prozessschritt oder übernehmen eine bestimmte Funktion im Prozess. Sie sind aktiv am Prozessablauf beteiligt und tragen die Verantwortung für die inhaltliche Weiterentwicklung der Prozesse. Bei der Neu- oder Weiterentwicklung von Prozessen sind Vertreter/-innen der am Prozess beteiligten Abteilungen Mitglieder des Prozessteams.

Prozessanwender/-innen

Der Personenkreis, der einen Prozess anwendet oder nutzt.

Prozessmanagement-Team

Das Prozessmanagement-Team ist eine cross-funktionale Gruppe, die zur Einführung des Prozessmanagements in der Verwaltung der Universit?t Regensburg ber?t. Es erarbeitet Umsetzungsvorschl?ge und Handlungsempfehlungen.

Prozessmanagement-Office

Das Prozessmanagement-Office setzt das Prozessmanagement an der UR um, organisiert das Prozessmanagement-Team sowie externe Beratungen für die Prozess-Mappings.

Berechtigungen

Um eine Prozessübersichtskarte zu erstellen, ben?tigen Sie Schreibrechte. Das Prozessteam übertr?gt Ihnen diese auf Anfrage.

Bitte senden Sie hierzu eine formlose E-Mail an organisationsentwicklung@ur.de mit der Angabe

für welche Abteilung/ welches Referat die Karte ist und
wer der Prozesseigner/-innen oder Prozessbearbeitenden sind.

Nach Zuweisung der Rechte k?nnen Sie direkt starten!

Lebenszyklus einer Prozessübersichtskarte

Unter folgendem Link k?nnen Sie die Trainingsunterlagen einsehen.

Ab wann ist eine Prozessübersichtskarte für alle einsehbar?

Wenn Sie die Prozesskarte auf den Status 'Offiziell' setzen, ist sie für alle Mitarbeitenden der Universit?t Regensburg mit RZ-Account sichtbar.

Wie überarbeite ich eine Prozessübersichtskarte?

Rufen Sie Ihre Prozesskarte auf. Anschlie?end k?nnen Sie diese mit dem Button |?ndern| bearbeiten.

Die ?nderungen vornehmen und nach der Bearbeitung die Prozessübersichtskarte mit |OK| speichern.

Wie ?ndere ich den Status einer Prozessübersichtskarte?

Unter den Angaben der Prozessübersichtskarte ist der Workflow hinterlegt, hier k?nnen Sie unter 'Aktion' den Status wechseln.

Mit |OK| best?tigen Sie die ?nderung des Status.

Wie hinterlege ich das Prozess-Mapping?

Bitte die von Ihnen erstellte Prozesskarte aufrufen, im unteren Bereich der Prozesskarte gibt es den Punkt Anlagen, hier k?nnen auch weitere Datei hinterlegt die für den Prozess notwendig sind.

Hier wird das Prozess-Mapping hinterlegt, hier kann die Datei entweder mit |einzelne Datei hochladen| mittels Datei-Explorer oder mit drag&drop hinterlegt werden.

Wenn die Datei hinterlegt ist, k?nnen Sie nun den Status für die Datei hinterlegen.

Sie k?nnen unter Dateiaktionen, ebenfalls ein Kontextmenü aufrufen, wenn Sie zum Beispiel die Versionierung nutzen m?chten. Oder auch eine Datei l?schen wollen.

Die Ablage k?nnen Sie nutzen, für die Bearbeitung damit alle auf den gleichen Stand zugreifen k?nnen. Mit der Versionierung haben sie die M?glichkeit auf alte Versionen zurückzugreifen, wenn bei der Bearbeitung was schief ging.

Wie erstelle ich den Link zum Prozess?

Wenn Sie das Prozess-Mapping hinterlegt haben, k?nnen Sie das Kontextmenü nutzen und den Link kopieren und in der Zeile Link zum Prozess hinterlegen.

Wie hinterlege ich Schlagworte (Tags) für den Prozess?

Im unteren Bereich der Prozesskarte finden Sie den Reiter Tags, den Button Tags hinzufügen ausw?hlen.

百利宫_百利宫娱乐平台￥官网es Fenster ?ffnet sich, das Schlagwort (Tags) hinterlegen Globales Tag ausw?hlen und mit + hinzufügen. Sie k?nnen die Schlagworte auch l?schen oder weitere hinzufügen, es k?nnen aber nur einzelne W?rter hinterlegt werden.

Mit diesen Schlagw?rtern k?nnen dann in der Suche die Prozesskarten einfacher gefunden werden.