Prozessportal
Foto: Julia Dragan / Universit?t Regensburg
WARUM ein Prozessportal?
Das Prozessportal stellt einen zentralen Ablageort dar, auf dem alle nach der sogenannten LEAN Methode (Wertstromanalyse) gemappten Prozesse im Rahmen des Prozessmanagement-Projektes abgelegt werden.
Warum müssen Prozesse überhaupt gemappt werden? Prozessmapping ist eine der m?chtigsten und effektivsten Lean-Methoden zur Optimierung von Prozessen. Ziel von Prozessmanagement ist es, alle Prozesse m?glichst ohne Schwachstellen ablaufen zu lassen. Systematisch wird der IST-Prozess Schritt für Schritt auf der T?tigkeitsebene beschrieben, visualisiert, analysiert und dargestellt. Im Anschluss wird mit der sogenannten Turtle-Methode (Wer macht was, bis wann, wie und wer muss informiert werden?) neu gestaltet. Danach gilt ein Prozess als "gemappt".
Alle, die Prozesse bearbeiten, k?nnen auf diese Prozesse über das Prozessportal zugreifen. Hier ver?ffentlichte Prozesse sind für alle Universit?tsmitglieder einsehbar.
Wir tragen damit nicht nur dazu dabei, dass klar definiert und transparent ist, wer was wann macht, sondern auch, dass Prozesse allen digital zug?nglich sind.
Das Prozessportal unterstützt auch die Vision der Universti?tsverwaltung:
Verwaltung@UR - United.
Responsible for the future.
Menschlich. Digital. Transparent.
Hier geht's zum Login des Prozessportals.
Hier finden Sie Trainingsunterlagen zum Download -->
Hier finden Sie weitere Informationen und Antworten auf die h?ufigsten Fragen:
Prozessmanagement-Rollen
Wer macht was?
Die verschiedenen Rollen im Prozessmanagement
Prozesseigner/-innen
Sie werden auch Prozesseigentümer/-innen oder Prozessverantwortliche genannt und sind die für einen Prozess (oder auch Teilprozess) verantwortlichen Personen. Sie ben?tigen das Wissen um Rahmenbedingungen, Vorgaben und Richtlinien für den Prozess. Sie
- erteilen die Prozessfreigabe (auch im Tool),
- sorgen für ergebnisorientierte, strategische Steuerung ihres Prozesses,
- konsolidieren dessen Abl?ufe,
- w?hlen die Prozessindikatoren und Kennzahlen aus und
- sto?en – wenn n?tig – die Digitalisierung des Prozesses an.
Damit die Prozesseigner/-innen ihre Aufgaben mit dem Ziel der Prozessoptimierung erfüllen k?nnen, ben?tigen sie die entsprechenden materiellen Ressourcen (Arbeit, Zeit, Geld) und die M?glichkeit, Entscheidungen zu treffen. Im Verwaltungskontext sind sie daher in der Regel Abteilungsleitende oder Referatsleitende.
Ein Prozess funktioniert nicht oder soll verbessert werden? Dann sind die Prozesseigner/-innen die richtigen 百利宫_百利宫娱乐平台￥官网.
Prozesscoaches
Prozesscoaches agieren für die Prozesseigner/-innen. Sie organisieren die laufende Verbesserung des Prozesses gemeinsam mit den Prozessbeteiligten. Zu ihren Aufgaben geh?rt es, den Prozess gut zu kennen, ihn st?ndig zu beobachten und ihn zu kommunizieren. Prozesscoaches sind verantwortlich für die operative Ausführung des Prozesses sowie für die Definition seiner Anforderungen, der Prozessgestaltung und -Dokumentation sowie der Prozess-Integration. Die Prozesscoaches k?nnen bei der Modellierung der Prozesse die Unterstützung externer Beratung in Anspruch nehmen.
Wie die Prozesseigner/-innen ben?tigen auch die Prozesscoaches das Wissen um Rahmenbedingungen, Vorgaben und Richtlinien für den Prozess. Sie
- vernetzen und koordinieren die Prozessbeteiligten,
- organisieren ein Team zur Prozessoptimierung,
- kümmern sich um Workshops und Trainings zum Prozess,
- beobachten und dokumentieren den Prozess fortlaufend (Unterscheiden sich Soll- und Ist-Prozess? Ver?ndern sich die Rahmenbedingungen des Prozesses? Erreicht der Prozess die vereinbarten Ergebnisse – gemessen in vereinbarten Kriterien/Kennzahlen?),
- kommunizieren den Prozess – nicht zuletzt auch unkoordinierte Abweichungen oder Probleme - an die dafür geeigneten Stellen,
- sto?en die Weiterentwicklung des Prozesses an,
- bringen eigenverantwortlich Verbesserungsvorschl?ge und eigene Beobachtungen in Zusammenarbeit mit den Prozessverantwortlichen ein und
- berücksichtigen bei den Prozessmappings den Faktor Digitalisierung in Zusammenarbeit mit der Verwaltungs-IT.
Prozessbeteiligte
Sie geh?ren zu den Prozessteams in jedem Einzelprozess und sind alle die Personen, die den Prozess gemeinsam erarbeiten oder erarbeitet haben. Prozessbeteiligte repr?sentieren ihren jeweiligen Abschnitt bzw. Prozessschritt oder übernehmen eine bestimmte Funktion im Prozess. Sie sind aktiv am Prozessablauf beteiligt und tragen die Verantwortung für die inhaltliche Weiterentwicklung der Prozesse. Bei der Neu- oder Weiterentwicklung von Prozessen sind Vertreter/-innen der am Prozess beteiligten Abteilungen Mitglieder des Prozessteams.
Prozessanwender/-innen
Der Personenkreis, der einen Prozess anwendet oder nutzt