Microsoft 365

Studierende und Besch?ftigte erhalten die Microsoft 365 Apps kostenlos!

Apps jetzt downloaden und nach Anmeldung sofort loslegen:

• Benutzername: Ihr 365-Benutzername?setzt sich zusammen aus Ihrem RZ-Benutzernamen und ...@ads.uni-regensburg.de?(also z.B.: vip12345@ads.uni-regensburg.de)
• Passwort: Ihr RZ-Passwort

Bitte beachten Sie, dass ?Microsoft 365 Apps for Enterprise“ nicht gleichzeitig mit ?lteren Versionen der Microsoft Office Programme installiert sein kann. Bei der Installation von ?Microsoft 365 Apps for Enterprise“ werden ggf. vorhandene ?ltere Versionen der Office Programme automatisch deinstalliert.

Personen, die einen RZ-Account, aber keinen Besch?ftigtenstatus haben?(z.B. Lehrbeauftragte) erhalten kostenlos Zugriff auf? ?Office for the Web“:

• Office Anwendungen ausschlie?lich im Browser über portal.office.com
• Nutzung von Cloud-Diensten wie ?Teams“ m?glich

Sofern Sie eine Lizenz für die lokale Installation der Office Programme unter Windows oder Mac ben?tigen, wenden Sie sich bitte an die für IT-Bestellungen verantwortliche Person in Ihrer Einrichtung. Lizenzen k?nnen bei Bedarf kostenpflichtig beim Software-Einkauf des RZ bestellt werden.

Besch?ftigte des Universit?tsklinikums Regensburg erhalten Lizenzen und Installationsdateien nur mehr über die UKR-IT.

Unter Microsoft 365 Produkte finden Sie umfangreichere Informationen zu den aktuell nutzbaren Diensten.

Welche dieser Dienste Sie nutzen k?nnen ist davon abh?ngig, ob Sie Besch?ftigter, Studierender oder Gast sind, da die Universit?t für die verschiedenen Benutzergruppen unterschiedliche Lizenzvertr?ge abgeschlossen hat.

Zur Nutzung des Dienstes Microsoft 365 beachten Sie bitte folgende Richtlinien:

• Allgemeine Cloud Richtlinie
• Benutzungsrichtlinie zu Microsoft 365 Cloudspeicherdienste
• Benutzungsrichtlinie zu Microsoft 365 Software und Diensten
• Datenschutzerkl?rung zu Microsoft 365
• Allgemeine Regelungen für Microsoft 365

Microsoft 365 Education A3 für Besch?ftigte

Besch?ftigte der UR erhalten die Lizenz auf alle Produkte von M365 weiterhin kostenlos. Folgende Dienste sind im Vertrag enthalten:

• Office for the Web
• M365 Apps for Enterprise
• SharePoint Online
• OneDrive for Business
• Microsoft Teams
• Microsoft Stream
• Microsoft Whiteboard
• Microsoft Planner

Office 365 A3 Student Use Benefit für Studenten

Studierende erhalten die Lizenzen auf alle Produkte von M365 weiterhin kostenlos. Folgende Dienste sind im Vertrag enthalten:

• Office for the Web
• M365 Apps for Enterprise
• SharePoint Online
• OneDrive for Business
• Microsoft Teams
• Microsoft Stream
• Microsoft Whiteboard
• Microsoft Planner

Office 365 Education A1 für G?ste

Personen mit RZ-Account (G?ste), die aber keinen UR Besch?ftigten-Status haben), erhalten zukünftig u.a. kostenlos Zugriff auf die Funktionalit?ten von ?Office for the Web“ (=Web-Anwendungen). Die Nutzung von Cloud-Diensten wie ?Teams“ ist damit ebenfalls m?glich, die Office Anwendungen k?nnen jedoch ausschlie?lich im Browser genutzt werden. Folgende Dienste sind im Einzelnen im Vertrag enthalten:

• Office for the Web
• SharePoint Online
• OneDrive for Business
• Microsoft Teams
• Microsoft Stream
• Microsoft Whiteboard
• Microsoft Planner

Besch?ftigte des Universit?ts-Klinikums Regensburg k?nnen M365 nicht über die Universit?t Regensburg nutzen. Bitte wenden Sie sich direkt an die Softwarebeschaffung der Klinik IT.

Datenerhebung und Speicherung bei der Anmeldung und Nutzung von Microsoft 365 nach Art. 13 DSGVO

v1.1 vom 21.06.2021

Geltungsbereich

百利宫_百利宫娱乐平台￥官网e Information nach Art. 13 DSGVO für BenutzerInnen bezieht sich auf die Anmeldung an Microsoft 365 für die Nutzung und Lizenzierung von Windows10, dem lokal installierbarem Office365-Programmpaket und den Microsoft365 Onlinediensten.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 ist die die Universit?t Regensburg, vertreten durch den Pr?sidenten.

Universit?t Regensburg
93040 Regensburg
kontakt@ur.de

Datenschutzbeauftragte der Universit?t Regensburg

Die kommissarische Datenschutzbeauftragte der Verantwortlichen ist Frau Susanne Stingl.

Universit?t Regensburg
Die Datenschutzbeauftragte
93040 Regensburg
datenschutzbeauftragter@ur.de
/informationssicherheit/datenschutz/ansprechpartner

Verantwortlicher neben der UR als Lizenznehmer

Microsoft Ireland Operations Limited

One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown Dublin 18, Ireland

Microsoft Corporation

One Microsoft Way Redmond, Washington 98052

Datenschutz

Themenseite mit FAQ und Kontaktm?glichkeiten von Microsoft

Personenkreis

Zum Personenkreis z?hlen Nutzende von Microsoft 365 der Universit?t Regensburg mit ihrem jeweiligen RZ-Account. 百利宫_百利宫娱乐平台￥官网 umfasst insbesondere alle StudentInnen sowie alle MitarbeiterInnen der Universit?t Regensburg.

Warum werden Ihre pers?nlichen Daten erhoben und gespeichert?

Bezug und Nutzung der L?sung Microsoft 365 als Hilfsmittel für die Lehre, Forschung und Verwaltung und zum Einrichten und Betreiben von Arbeitsst?tten.

百利宫_百利宫娱乐平台￥官网 umfasst insbesondere die Nutzung der lizenzierten Produkte und Services, Bereitstellung von Updates, Gew?hrleistung der Informationssicherheit sowie technischen und kundenbezogenen Support.

Einschlie?lich Offenlegung für folgende Zwecke von Microsoft, wobei Microsoft hier als eigener Verantwortlicher handelt

• Abrechnung- und Kontoverwaltung
• Vergütung
• Interne Berichterstattung und Modellierung
• Bek?mpfung von Betrug
• Cyberkriminalit?t oder Cyberangriffen
• Verbesserung der Kernfunktionalit?t in Bezug auf Barrierefreiheit, Datenschutz oder Energieeffizienz
• Finanzberichterstattung
• Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen

Es werden auch Statistiken über die Nutzung erstellt.

Welche pers?nlichen Daten werden erhoben und gespeichert?

Es werden folgende Daten mit Microsoft 365 synchronisiert.

• E-Mail-Adresse
• RZ-Account
• Vor- und Nachname
• Telefonnummer
• Gruppenzugeh?rigkeiten (z.B. Student oder Bediensteter)

Weiterhin werden Anmeldeereignisse (letzte 7 Tage) in Microsoft 365 erhoben:

• Datum
• Uhrzeit
• Anwendung
• IP-Adresse damit indirekt Standort
• Ger?teinformationen (Ger?tenamen, Browser, Betriebssystem, Verknüpfungstyp)
• Datum der ersten und letzten Aktivit?t des Rechners
• Teams: Anwesenheitsstatus (vom Benutzer einstellbar)

Vorkehrungen im Sinne des Datenschutzes:

• Die Protokollierung der Verwendung der Dienste von Microsoft 365 ist anonymisiert.
• Eine Funktion zur Produktivit?tsbewertung ist nicht aktiviert.
• Die Inventarisierungsfunktion/Telemetrie ist abgeschaltet.

Wie werden die erhobenen Daten genutzt?

Die pers?nlichen Daten werden zur ?berprüfung der Lizenzberechtigung für Windows10 und Office365 verwendet. 百利宫_百利宫娱乐平台￥官网 ist aufgrund der Microsoft Lizenzbestimmungen notwendig.

Datenkategorien

1. Dokumente und Dateien
2. Aufgaben und L?sungen
3. Kommunikationsdaten
4. Personenbezogene Basisdaten
5. Authentifizierungsdaten
6. Kontaktinformationen
7. Profilierung
8. Logfile mit Zugriffen
9. System generierte Protokolldaten

Aufbewahrung und L?schung der Daten

Die Daten werden bis zu 90 Tagen nach dem Erl?schen des Accounts gespeichert und dann gel?scht. Das Sperren eines RZ-Accounts oder eine ?nderung in der Lizenzzuweisung ?ndert daran nichts.

Rechtsgrundlagen der Datenübermittlung

• Für die Statistik
  Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (Art. 10 Abs. 1 BayHSchG, Art. 7 BayHO)
• Für die Lehre
  Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (Art. 55 Abs. 2 BayHSchG)
• Für die Besch?ftigte und Bedienstete:
  - Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (§ 106 Gewerbeordnung)
  - Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. art. 4 BayDSG (Art. 33 Abs. 5 GG)
  - Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 3a Abs. 1 ArbSt?ttV

Rechtsgrundlagen für die Offenlegung an Microsoft (jenseits der Auftragsverarbeitung)

• Für lizenzierte Personen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 49 Abs. 1 lit.?c?DSGVO (1. und 6.)
• Für vertraglich nicht erforderliche Zwecke, Art. 5 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 BayDSG Art. 49 Abs. 1 lit. d DSGVO (2.-5.,7.,8.)

Empf?nger von Daten

• Microsoft Ireland Operations Limited im Rahmen der Auftragsverarbeitung und der Vertragserfüllung.
• Microsoft Corporation, zwecks Auftragsverarbeitung und Vertragserfüllung und eigener Zwecke
• sowie Unterauftragsverarbeiter und Supportdienstleister.

Garantien für den internationalen Datentransfer

Microsoft verarbeitet die Daten in unserem Auftrag und darf die Daten entsprechend nur nach unseren Weisungen und für unsere Zwecke nutzen. Microsoft nutzt personenbezogene Daten aber auch für eigene Zwecke und ist hier als eigener Verantwortlicher anzusehen.

Eine ?bermittlung von pers?nlichen Daten im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 an Drittll?nder ohne Angemessenheitsbeschluss und ohne geeignete Garantien, die dem Sicherheitsniveau der EU gleichen, kann nicht zur G?nze ausgeschlossen werden.

Garantien für den internationalen Datentransfer an die Microsoft Corporation und Unterauf-tragsverarbeiter stellt der Angemessenheitsbeschluss für den EU-US-Datenschutzrahmen vom 10. Juli 2023 dar, Art. 45 Abs. 3 DSGVO. Von dem Datenschutzrahmen sind Daten über frühere oder gegenw?rtige Mitarbeitende der UR erfasst, die im Rahmen des Arbeitsverh?ltnisses verarbeitet wurden sowie sonstige personenbezogene Daten.

百利宫_百利宫娱乐平台￥官网 ist erfolgt im Hinblick auf die ?ffentlich verfügbaren Informationen von Microsoft sowie der Einsch?tzung von NOYB.

Betroffenenrechte

Als Betroffene stehen Ihnen Betroffenenrechte nach Art. 13 ff. DSGVO zu. 百利宫_百利宫娱乐平台￥官网e k?nnen Sie unter folgendem Link einsehen:
/datenschutz/startseite/index.html

Wenn Sie Microsoft 365 nicht verwenden wollen, dann finden Sie in der folgenden Tabelle jeweils zu den verschiedenen Dienstbereichen Alternativen zu den Microsoft-Produkten:

Anmeldung nicht m?glich

Besitzen Sie einen Account der dem Bereich des UKR zugeordnet ist? - Wenden Sie sich an die UKR-IT, um eine Lizenz zu erwerben.

Melden Sie sich immer mit dem UPN (auch wenn Microsoft von E-Mail Adresse spricht) in der Form: "vip12345@ads.uni-regensburg.de" an.

Ich kann keine Office Desktop Anwendungen installieren

Nur an Bedienstete der UR (die auch von der UR bezahlt werden = VIVA Personalnummer) und Studierende sind derartige Lizenzen zugewiesen.

Ich werde von der UR bezahlt, kann aber?keine Office Desktop Anwendungen?installieren

Haben Sie eine VIVA Personalnummer??Ihre Personalnummer ist auf der Bezügemitteilung zu finden. Oben - Rechts - Gesch?ftszeichen, in der Form: "Arbeitst?tte - Personalnummer" (z.B. 32135 - 12345678).

Wenden Sie sich an den Servicedesk (servicedesk@ur.de).?

Wird mein Passwort an Microsoft übertragen?

Nein. Bei der Anmeldung mit dem UPN (vip12345@ads.uni-regensburg.de) wird Ihr Passwort lokal an der UR verifiziert und nur das Ergebnis der ?berprüfung an Microsoft übertragen.