Drittmittelmanagement

Nach erfolgreicher Antragstellung und Bewilligung eines Projektes ben?tigt Referat IV/5 folgende Dokumente, um die Projektnummer (Anordnungsstellennummer) und die Buchungsstellen zu vergeben und das Projektkonto einrichten zu k?nnen:

• Zuwendungsbescheid bzw -vertrag? (bei BMBF-Bewilligungen, DFG-Sachbeihilfen und F?rderung durch die VW-Stiftung erh?lt Referat IV/5 die Unterlagen ebenfalls direkt durch die Drittmittelgeber)
• Ggf. Annahmeerkl?rung zur Unterschrift durch die Universit?tsleitung (Bitte beachten Sie, dass die Annahmeerkl?rung über das Referat IV/5 zur Vorlage bei der Universit?tsleitung einzureichen ist)?

• Drittmittelanzeige

Bitte beachten Sie:

• Sammelkonten für unterschiedliche Projekte k?nnen nicht eingerichtet werden
• Mit der Arbeit am Projekt kann erst begonnen werden, wenn ein rechtsgültiger Vertrag bzw. Bewilligungsbescheid vorliegt

Drittmittel werden über den Staatshaushalt der Universit?t Regensburg verwaltet. Es gelten somit neben den vom Mittelgeber festgelegten Bestimmungen und dem Finanzierungsplan auch die Bestimmungen der Bayerischen Haushaltsordnung (BayHO).

Abruf des bewilligten Budgets/Bankverbindung:
Die vom Geldgeber zur Verfügung gestellten Mittel werden von der Projektleitung, gegebenenfalls mit entsprechenden Vordrucken, abgerufen. Sollte von Seiten der Verwaltung eine Unterschrift ben?tigt werden, leiten Sie den Mittelabruf bitte frühzeitig an das Referat IV/5. Die ?berweisung des bewilligten Budgets hat auf das Konto der Universit?t bei der Staatsoberkasse Bayern zu erfolgen.

Zur erfolgreichen Zuordnung der Mittel ist als Verwendungszweck das Kapitel 1521, die Projektnummer und der Name der Projektleitung anzugeben. Eine Kopie der Mittelanforderung muss dem Referat IV/5 zugeleitet werden, damit die eingehenden Betr?ge dem Projekt richtig zugeordnet werden k?nnen. Bei Bedarf unterstützt Sie das Referat IV/5 gerne bei der Erstellung der Mittelanforderung. Der Mitteleingang wird der Projektleitung schriftlich mitgeteilt.

Die Bankverbindung der Universit?t Regensburg bei der Staatsoberkasse Bayern finden Sie hier.

Informationen zu Buchungsstellen, Titelgruppen, Ausgabe- u. Kostenarten finden Sie hier.

Bitte beachten Sie, dass bei einigen Mittelgebern die Mittel nach Haushaltsjahren bewilligt sind und ein ?berschuss nicht automatisch in das n?chste Haushaltsjahr übertragen werden kann (i.d.R. Mittel des Bundes und der L?nder). Hierzu getroffene Regelungen finden sich üblicherweise in den Verwendungsrichtlinien des Geldgebers. Sollte das Budget eines Haushaltsjahres nicht ausgesch?pft werden k?nnen und die M?glichkeit zur Beantragung eines ?bertrags der Mittel bestehen, ist das Referat IV/5 hiervon frühzeitig in Kenntnis zu setzen.

Die Projektleitung bestimmt über die Mittelverwendung unter Beachtung der Bedingungen des Drittmittelgebers sowie der gesetzlichen Vorschriften. Somit ist die Projektleitung auch für die finanzielle ?berwachung der Drittmittel verantwortlich. Referat IV/5 ist daher unverzüglich über s?mtliche haushaltsrelevanten Abmachungen mit dem F?rdergeber sowie interne Dispositionen (Umwidmungen, Fristverl?ngerungen, etc.) in Kenntnis zu setzen.

Die Projektleitung ist ebenso für ?berschreitungen des Drittmittelbudgets verantwortlich und tr?gt die Folgekosten. Verpflichtend zu beachten sind insbesondere folgende Grunds?tze:

• Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit (Art. 7 Bayer. Haushaltsordnung – BayHO);
• Trennungsprinzip, d.h. die Zuwendung an die Hochschule darf nicht in Abh?ngigkeit von Umsatzgesch?ften erfolgen ;
• Transparenzprinzip, die rechtlichen und tats?chlichen Leistungsbeziehungen zwischen Drittmittelgeber und Drittmittelempf?nger müssen der Hochschule gegenüber offengelegt werden;
• Dokumentationsprinzip, s?mtliche Leistungen an Hochschulen sowie etwaige Gegenleistungen müssen schriftlich fixiert werden. Die Unterlagen sind unter Beachtung der bestehenden gesetzlichen Fristen aufzubewahren;
• Bestimmungen der Richtlinie zur Finanzierung von Bewirtungs- und Repr?sentationsausgaben der Universit?t Regensburg.

Bestellungen:
Verbrauchsmaterialien und Ger?te werden von der Universit?t (Referat IV/2 – Einkauf) auf Antrag der Projektleitung beschafft; entsprechende Bestellungen sind daher mittels Beschaffungsantrag unter Angabe der Buchungsstelle dorthin zu richten. Weitere Informationen finden sich in der Handreichung zur Beschaffung.

Reisekosten:
Die Abrechnung von Reisekosten erfolgt unter Vorlage von Originalbelegen (mit genehmigtem Dienstreiseantrag und dem Formular zur Erstattung von Reisekosten) durch die Personalabteilung (Referat III/2). Die n?tigen Formulare finden Sie hier.

Bezahlung von Rechnungen und Vergütungen:
Zu allen w?hrend eines Projekts anfallenden Ausgaben sind die Originalbelege zu den Buchungsunterlagen einzureichen. Die Ausgabensumme muss mit dem Vermerk ?sachlich und rechnerisch richtig und festgestellt mit ..... EUR“, sowie der Originalunterschrift der Projektleitung oder eines feststellungsbefugten Beauftragten versehen werden. Informationen und Anleitungen zur Kontierung von eRechnungen finden Sie hier.

DFG-Programmpauschale:
Die Deutsche Forschungsgemeinschaft überl?sst es den einzelnen Universit?ten, ein Verfahren zur Verwendung der durch die Programmpauschale freigesetzten Mittel zu entwickeln. Die Mittel sollen dabei innerhalb der Zielsetzung des Hochschulpakts 2020 strategisch eingesetzt werden und insbesondere zur St?rkung von Profilbildung und entsprechenden Leistungsanreizen verwendet werden.
Die Verteilung der DFG-Programmpauschale erfolgte nach Beschluss der Universit?tsleitung bis Ende 2022 nach folgendem Schlüssel:
60 Prozent erhielt bei ?koordinierten Programmen“ der Einwerber, bzw. bei der ?Allgemeinen Forschungsf?rderung“ (sog. Sachbeihilfen) die Fakult?t des Einwerbers. Jeweils 20 Prozent waren für die zentralen Aufgaben der Verwaltung vorgesehen, bzw. wurden für Struktur f?rdernde Ma?nahmen eingesetzt. Seit dem 01.01.2023 wird die DFG-Programmpauschale nach den ge?nderten Vorgaben der DFG im allgemeinen Haushalt vereinnahmt und transparent und überprüfbar eingesetzt.

Projektkontenstand:
Zur ?berwachung der Einnahmen und Ausgaben des Forschungsprojekts besteht die M?glichkeit, das Konto über folgenden Link einzusehen. Der Zugang zu den jeweiligen Konten erfolgt über ein Passwort und ist auf die den Teilnehmern zugeordneten Kostenstellen begrenzt. Es wird gebeten, die Konten zu prüfen und bei Unstimmigkeiten das Referat IV/5 zu verst?ndigen. Ein frühzeitiger Hinweis (m?glichst innerhalb von drei Monaten) empfiehlt sich im eigenen Interesse der Projektleitung.
Antr?ge auf Zugang zu den Konten stellen Sie hier.

Umwidmung von Mitteln:
Sollte sich im Laufe der Projektarbeit die Notwendigkeit ergeben, dass Mittel anders eingesetzt werden müssen als im zugrundeliegenden F?rderbescheid vorgesehen, sind die Bewilligungs- bzw. Zuwendungsrichtlinien zu beachten. M?glicherweise ist darin bereits die Umwidmung von Mitteln bis zu einer bestimmten H?he oder für bestimmte Zuwendungszwecke zugelassen. Andernfalls ist ein Antrag auf Umwidmung zu stellen. In jedem Fall ist die zust?ndige Sachbearbeitung im Referat IV/5 in Kenntnis zu setzen.

Verwendungsrichtlinien:
In der Regel fügt der Geldgeber dem Zuwendungsbescheid oder dem FuE-Vertrag Verwendungsrichtlinien bei, welche die Grundlage für die Bereitstellung der bewilligten Drittmittel bilden und daher genauestens zu beachten sind. Sollten diese Richtlinien Universit?tsbestimmungen widersprechen, so wird sich Referat IV/5 mit dem Drittmittelgeber in Verbindung setzen.

Verwendungsnachweise:
Die vom Geldgeber geforderten Verwendungsnachweise müssen in Zusammenarbeit zwischen Projektleitung und Referat IV/5 erstellt werden. Referat IV/5 liefert Kostenaufstellungen (Buchungsdaten) und best?tigt, dass die genannten Ausgaben ordnungsgem?? gebucht sind. Dagegen kann nur die Projektleitung best?tigen, dass die Ausgaben entsprechend der Zweckbestimmung und den Bedingungen des Geldgebers get?tigt wurden.

Beachten Sie Ihre Berichtspflichten gegenüber dem Geldgeber! H?ufig sind Berichtspflichten mit Zahlungsterminen verknüpft, so dass bei nicht eingehaltener Berichtspflicht ggf. Zahlungen durch den Mittelgeber nicht erfolgen.
Die Rechnungsprüfung durch den Obersten Bayerischen Rechnungshof und das Staatliche Rechnungsprüfungsamt findet in zuf?lliger Auswahl der Vorg?nge laufend in der Universit?tsverwaltung statt; im Bedarfsfall wird bei der Projektleitung rückgefragt. Der Geldgeber hat sich i.d.R. ein eigenes Prüfungsrecht vorbehalten.
Insoweit eine Pflicht zur Führung von Beleglisten, Stundennachweisen oder Ger?telisten besteht, obliegt die Erfüllung dieser Aufgabe der Projektleitung.

Etwaige Projektmitarbeiter sind als Bedienstete des Landes einzustellen. Antragsunterlagen finden Sie hier.

Bei Besch?ftigung von nichtwissenschaftlichem Personal muss die Stelle ausgeschrieben werden; vor der Einstellung ist die Zustimmung des Personalrats durch die Personalabteilung einzuholen.

Einstellungsantr?ge sollen dem zust?ndigen Referat der Personalabteilung frühzeitig vor Besch?ftigungsbeginn zugeleitet werden. (Mindestens 6 Wochen) Eine gegenüber der Bewilligung abweichende Besch?ftigung von Personal bedarf der vorherigen Einwilligung des Geldgebers.

Der Abschluss von Werkvertr?gen ist nur ausnahmsweise m?glich (vgl. Kanzlerrundschreiben vom 21.08.2012). Die entsprechende Vertragsgestaltung obliegt der Universit?t; zust?ndig ist die Personalabteilung (Referat III/1).

Dem Bewilligungsbescheid oder dem FuE-Vertrag ist i. d. R. das Projektende zu entnehmen, abrechnungsrelevante Projektausgaben k?nnen nur bis zu diesem Zeitpunkt get?tigt werden.

Jede ?nderung der Projektlaufzeit ist dem Referat IV/5 mitzuteilen; üblicherweise wird es erforderlich, einen Verl?ngerungsantrag beim Mittelgeber zu stellen.
Bei drittmittelfinanzierten Mitarbeiter/innen sind bei vorzeitiger Beendigung ggf. Kündigungen in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung zu veranlassen.
Zum Ende des Projektes erstellen Sie bitte die Schlussabrechnung, unterzeichnen diese und leiten sie dem Referat IV/5 zu. Bitte regeln Sie die Rückgabe von Leihger?ten. Die ?bernahme von Ger?ten in das Eigentum der Universit?t erfolgt entsprechend den Bedingungen der F?rdereinrichtung.

Wechsel an eine andere Universit?t:
Beabsichtigt die Projektleitung an eine andere Universit?t oder Forschungseinrichtung zu wechseln und das Drittmittelprojekt dort fortzuführen, so ist die Universit?t darüber frühzeitig in Kenntnis zu setzen. Folgende Punkte sind dabei zu berücksichtigen:

• Einreichung einer Bereitschaftserkl?rung zur ?bernahme des Drittmittelprojekts durch die neue Einrichtung sowie eine Einverst?ndniserkl?rung des Drittmittelgebers
• Erstellen der Schlussabrechnung und Weiterleitung an das Referat IV/5
• Stellen eines formlosen Antrages an das Referat IV/5 auf ?bertragung des Projektes auf die neue Einrichtung

Alle weiteren Schritte werden im Einzelfall abgesprochen.

Beachten Sie bitte, dass beschaffte Gegenst?nde durch die Universit?t Regensburg inventarisiert wurden und somit in das Eigentum der Universit?t übergegangen sind, vorausgesetzt der F?rdergeber hat hierzu keine abweichende Regelung getroffen. Wenn inventarisierte Gegenst?nde mit an die neue Einrichtung transferiert werden sollen, so ist das Referat IV/4 Haushaltssteuerung mit einzubeziehen.

Bei der Durchführung von Drittmittelprojekten entstehen neben den Projektausgaben auch Kosten der wissenschaftsstützenden Serviceeinrichtungen und durch die Inanspruchnahme der Infrastruktur. Daher unterliegt eine Vielzahl von Drittmitteln gem?? der Richtlinie zur Erhebung von Gemeinkosten an der UR einer Geminkostenpflicht.

Grunds?tzlich sind alle Projekte, die aus Mitteln der gewerblichen Wirtschaft und der Industrie sowie von der EU finanziert werden, gemeinkostenpflichtig.?

Ausgenommen von der Gemeinkostenpflicht sind Projekte, die ausschlie?lich aus ?ffentlichen Mitteln gef?rdert werden (Zuwendungsgeber sind in diesen F?llen i.d.R. DFG, Bund und L?nder, Kommunen, Kirchen, Hochschulen, aber auch ?ffentlichen Einrichtungen gleichgestellte Stiftungen und gemeinnützige Vereine). Spenden unterliegen ebenfalls nicht der Gemeinkostenpflicht.

Weitere Informationen finden Sie auch im Merkblatt zur Umsetzung der Gemeinkostenrichtlinie.

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