Schriftgutverwaltung - Universit?t Regensburg_百利宫

Glossar

In folgender Auflistung finden Sie die wichtigsten Definitionen zu Records Management:

Akte	Akten werden zu einzelnen Sachthemen gebildet und bilden einen übergeordneten sach- und organisationsbezogenen Rahmen für die Bearbeitung des Schriftguts. Akten beinhalten s?mtliche Vorg?nge (einschlie?lich aller Dokumente), die zum Nachweis des Verwaltungshandeln ben?tigt werden und verstehen sich auch bei elektronischer Speicherung und Verwaltung von Schriftgut als prim?res, benutzerunabh?ngiges und sachsystematisches Ordnungskriterium.
Aktenbildung	Die Aktenbildung beschreibt die Art und Weise der Zusammenfassung von Dokumenten zu Akten und Vorg?ngen. Sie erfolgt entweder nach inhaltlichen (sachlichen) oder formalen Kriterien.
Aktenm??igkeit	Das Prinzip der Aktenm??igkeit besagt u.a., dass alle entscheidungsrelevanten Unterlagen und Bearbeitungsschritte eines Gesch?ftsvorfalls in der Akte zu führen und für Dritte nachvollziehbar zu dokumentieren sind. Daraus folgt, dass nicht s?mtliches anfallendes Schriftgut zu verakten ist, sondern in jedem Einzelfall über die Aktenrelevanz des Schriftguts zu entscheiden ist.
Aktenplan	Der Aktenplan stellt das zentrale Ordnungsmittel für die Schriftgutverwaltung einer Beh?rde dar und bildet die Grundlage der Vorgangs- und Aktenbildung. Das anfallende Schriftgut wird einfach und nachvollziehbar zu Vorg?ngen zusammengefasst und einer Betreffseinheit zugeordnet. Der Aktenplan weist keine einzelnen Akten nach, sondern bildet den Ordnungsrahmen zur Ablage von Akten.
Aktenrelevanz	Aktenrelevanz bezeichnet die Eigenschaft von Dokumenten sowie der zugeh?rigen Bearbeitungsschritte, dem sp?teren Nachweis der Vollst?ndigkeit sowie der Dokumentation beh?rdlicher Entscheidungsprozesse und der Transparenz des Verwaltungshandelns zu dienen und aus diesen Gründen einer Akte bzw. einem Vorgang zugeordnet und darin aufbewahrt zu werden.
Aktenvermerk	Der Aktenvermerk ist die schriftliche (papiergebundene oder elektronische) Zusammenfassung von Informationen über Ereignisse, Gespr?che oder über den Stand einer Sache, soweit sie für den weiteren Verlauf einer Entscheidungsfindung wichtig sein k?nnen. Der Aktenvermerk wird über das Aktenzeichen auf die bearbeitete Sache bezogen und dauerhaft mit ihr verknüpft. Er hat den Zweck der Erg?nzung der Kenntnisse über eine Sache.
Aktenverzeichnis	In einem Aktenverzeichnis werden alle angelegten Akten einer Beh?rde nachgewiesen.
Archivierung	Dauerhafte Aufbewahrung / Langzeitspeicherung der archivwürdigen Akten durch das Universit?tsarchiv.
Archivwürdigkeit	Unter Archivwürdigkeit versteht man den bleibenden Wert für die Erforschung oder das Verst?ndnis der Geschichte. Sie dient zudem der Sicherung der Belange der Bürger und der Informationsbereitstellung für Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtssprechung. Die Entscheidung über die Archivwürdigkeit obliegt ausschlie?lich dem Universit?tsarchiv.
Audit Trail	Protokollierung und Dokumentation der Interaktion mit Aufzeichnungen (Records). Audit Trails dienen auch dazu, unerlaubten Zugriff, ?nderungen und L?schungen an Records nachvollziehen zu k?nnen.
Aufbewahrungsfrist	Die Aufbewahrungsfrist beschreibt den Zeitraum, in der Schriftgut noch für einen Bearbeitungsrückgriff bereitzuhalten ist. Sie beginnt i.d.R., wenn eine Akte geschlossen worden ist. Das Universit?tsarchiv aktualisiert zur Hilfestellung j?hrlich einen eigenen Fristenkatalog.
Aussonderung	Akten, die im laufenden Dienstbetrieb nicht mehr ben?tigt werden, sind dem Universit?tsarchiv sp?testens nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen in Folge der Aussonderung anzubieten.
Beiakte	Beiakten, auch Nebenakten genannt, werden gebildet, wenn zu einem Vorgang umfangreiche Materialsammlungen entstehen, die die Hauptakte unübersichtlich machen würden, z.B. Kopien von Gesetzen, Angebotskataloge, Werbematerial. Sie k?nnen allerdings auch aus gro?formatigen, sperrigen Gegenst?nden bestehen. Die Stelle, an der Beiakten verwahrt werden, ist in der zugeh?rigen Hauptakte zu dokumentieren.
Bewertung	Die von der schriftgutbildenden Stelle ausgesonderten und angebotenen Akten werden durch das Universit?tsarchiv hinsichtlich ihrer Archivwürdigkeit bewertet.
Dokument	Dokumente sind einzelne Schriftstücke, die im Zuge der Bearbeitung eines Gesch?ftsvorfalls entstehen. Sie dienen der Nachvollziehbarkeit und belegen den Gesch?ftsprozess. Dokumente bilden die Grundeinheit zur Speicherung von Prim?rinformationen und sind die kleinste logische Einheit eines Vorgangs. Beispiele: Brief, Vertrag, E-Mail, Excel-Tabelle, Bild-Datei, etc.
Eingang	Bezeichnet ein von "au?en" erhaltenes Schreiben, egal ob als Brief, als Fax, als E-Mail oder als (ausgefüllter) Vordruck.
Entwurf	Ein Entwurf enth?lt den vollst?ndigen Text des ausgehenden Schreibens, eine Verfügungsleiste und ggf. weitere Vermerke, z.B. wann und mit welchen Anlagen dieses Schreiben das Haus verlassen hat. Ein Entwurfsschreiben ist entsprechend zu kennzeichnen.
Fallakte	Fallakten sind im Unterschied zur Sachakte verfahrensgleiche, einheitlich aufgebaute Akten, die sich h?ufig nur an einem formalen Merkmal unterschieden, beispielsweise den Anfangsbuchstaben des Familiennamens der Antragsteller. Sie sind typisch für strukturierte Massenverfahren, z.B. Immatrikulationen und Bewerbungen.
Gesch?ftsgang	Bestimmten Vorschriften und Regelungen unterliegender Ablauf der Bearbeitung von Gesch?ftsvorf?llen innerhalb der Verwaltung. Ziel eines einheitlich geregelten Gesch?ftsgangs ist die Nachvollziehbarkeit von Stand und Entwicklung der Bearbeitung von Gesch?ftsvorf?llen. Zu seinem Verlauf geh?ren in der Regel Eingang, Registrierung, Vergabe eines Aktenzeichens, Bearbeitung, Ausgang und Ablage.
Gesch?ftsprozess	Inhaltlich abgeschlossene, zeitliche und sachlogische Folge von Aktivit?ten, die zur Bearbeitung einer Aufgabe notwendig sind. Es wird hierbei zwischen teilstrukturierten Prozessen und strukturierten Prozessen unterschieden.
Handakte	Handakten sind keine Akten im Sinne des Aktenplans und dienen als Arbeitshilfe zum pers?nlichen Gebrauch der Sachbearbeitenden. Alle Originaldokumente müssen Eingang in die offizielle Akte finden, da die Handakte ausschlie?lich Kopien enthalten darf. Handakten sind als solche kenntlich zu machen und dürfen nicht vom Arbeitsplatz entfernt werden.
Hauptakte	Hauptakten dienen der Bearbeitung von Vorg?ngen und bilden Entscheidungsprozesse ab. Sie bilden die Basisakte, aus der die anderen Sachaktenarten gebildet werden k?nnen und dokumentieren in der Regel und im Gegensatz zu Einzelfallakten Vorg?nge von allgemeiner und grunds?tzlicher Bedeutung.
Prozessmanagement	Prozessmanagement dient der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Steuerung, Implementierung und Optimierung von Arbeitsabl?ufen und ist daher im Arbeitsalltag unverzichtbar.
Records	Unter Records sind alle gesch?ftsrelevanten Informationen, welche bei der Erfüllung von Aufgaben erstellt oder empfangen werden, zu verstehen. 百利宫_百利宫娱乐平台￥官网 gilt unabh?ngig vom Informationstr?ger. Zu einem Record geh?ren auch alle weiteren Daten, z.B. Eingangsdatum oder Historisierungsdaten, die für das Verst?ndnis der Informationen und deren Nutzung notwendig sind.
Sachakte	Eine Sachakte ist eine Akte, die nach sachlichen oder inhaltlichen Kriterien aufgebaut ist und im Unterschied zur Fallakte alle Vorg?nge sowie Dokumente nach einem sachlichen Merkmal gliedert, beispielsweise eine Akte zu einem Bauprojekt. Die Sachakte ist typisch für teilstrukturierte Prozesse.
Schreiben, externes	Bezeichnet ein nach au?en gehendes Schreiben, dessen Original der Empf?nger in H?nden halten wird und dessen Entwurf bei den Akten der Dienststelle verbleibt.
Schreiben, internes	Ein internes Schreiben ist ein Schreiben zwischen Organisationseinheiten der Universit?t Regensburg.
Verfügung	Dienen als Weisung prim?r der Steuerung des Prozesses und halten Bewegungsverl?ufe schriftlich fest, z.B. ?Wvl.” (Wiedervorlage), ?z.A.” (zum Akt).
Vermerk	Dokumentieren Geschehenes und spiegeln den Status einer Sache wieder, z.B. ?z.K.” (zur Kenntnis), ?Erl.” (Erledigt).
Vorgang	Ein Vorgang ist eine Zusammenstellung von Dokumenten, die bis zum Abschluss eines Gesch?ftsprozess anfallen. So geh?ren beispielsweise die verschiedenen Aufzeichnungen, die im Zusammenhang einer Stellenausschreibung erstellt werden, zusammen zu einem Vorgang. Ein Vorgang wird mit sachlich vergleichbaren Vorg?ngen zu einer Akte zusammengeführt.